Na indústria da construção civil o sucesso de um projeto está diretamente ligado à excelência do seu planejamento e de um acompanhamento estratégico de cada uma de suas etapas. Com certeza você já teve conhecimento ou presenciou algum atraso, interrompimento e cancelamento de obras por problemas na documentação, orçamento mal elaborado, compra de insumos inadequados, contratação de mão de obra insuficiente ou sem qualificação, entre outros tantos motivos que poderiam ter sido evitados se o planejamento fosse compreendido como uma etapa estratégica e passível de erros e revisões.
O planejamento não deve constar apenas na fase inicial de uma obra. É uma tarefa essencial em todas as etapas, independentemente da metodologia implantada. Cabem às equipes responsáveis por cada fase monitorar o andamento do projeto, acompanhando não apenas o cronograma de entregas, mas sim todas as metas estipuladas ao longo da execução. Se algo parece sair do planejado, atenção: chegou a hora de convocar o time, verificar o cenário e encontrar soluções para não comprometer as próximas etapas.
Planejar de forma eficiente não é uma missão complicada, muito menos impossível. Confira estas quatro dicas para garantir a excelência no planejamento da sua obra.
1) Tenha controle do escopo do projeto
Todo o trabalho contratado e seus detalhamentos constituem o escopo do projeto. Quem trabalha com gestão de projetos sabe da importância do Controle de Escopo, processo de monitoramento do progresso desse trabalho. Ao longo de sua execução, um projeto sofre diferentes alterações estruturais, de orçamento, de equipe… O responsável pela tarefa de monitoramento tem o papel de gerenciar as mudanças feitas, garantindo que a base do escopo seja mantida ao longo do projeto e nada saia do controle.
Esse monitoramento pode ser feito a partir da metodologia take off, que consiste em um levantamento aprofundado das etapas que ainda restam, do tempo que falta e da realidade financeira do projeto. Para auxiliar este processo, é importante que o gestor tenha sempre em mãos mapas de controles e relatórios atualizados.
2) Faça uma gestão para a tomada rápida de decisão
Gestores de projetos precisam agir de forma estratégica. No entanto, muitas vezes, não há tempo para investir em estudos aprofundados de cenário. Uma tomada de decisão ágil é capaz de evitar comprometimentos graves na execução e insucesso de uma obra. Como é possível tomar uma decisão que seja, ao mesmo tempo, rápida, correta e estratégica?
Antes de tudo, jamais decida nada baseado em achismos. Utilize métodos rápidos, como a matriz de decisão, e lance mão das praticidades oferecidas por softwares de gestão de projetos e monitoramento. Faça consultas por informações e dados que possam servir de subsídio para o conhecimento do cenário. Tenha sempre em mãos o One Page Report (relatórios mais enxutos, apresentados em uma página) mais recente. Faça com que a atualização diária deste documento seja rotina na equipe.
3) Adote a LPS e discuta o workflow em reuniões diárias e semanais
A implementação da metodologia Last Planner System (LPS) no Processo de Planejamento e Controle traz importantes impactos positivos no que diz respeito a redução de custos no projeto e efetividade no cumprimento dos prazos. O sistema é focado em fluxos de trabalhos (workflow). O “último planejador” (last planner) é o responsável por definir os próximos passos a serem executados em curto prazo após um exercício colaborativo em que a equipe envolvida ajuda, por exemplo, se uma fase do projeto pode ser iniciada antes do término de uma etapa anterior. Cada fase deve ter seu próprio last planner.
A LPS conta com check-ins semanais ao longo de toda a obra. Nesses encontros, os last planners e demais envolvidos com o planejamento da obra devem confirmar se as suas tarefas serão realizadas no prazo determinado. Se as expectativas não forem atendidas, o projeto pode atrasar, resultado em desperdício de investimento, tempo, material e outros tipos de recursos. Com reuniões de check-ins semanais, é possível prever esses atrasos e tomar decisões rápidas antes que haja perdas significativas.
Também é importante realizar reuniões diárias de aprendizagens entre os last planners. Esses encontros são promovidos, geralmente, no final da jornada de trabalho. É neste momento que os últimos planejadores realizam um alinhamento para confirmar se as tarefas atribuídas a eles no dia foram realizadas como previsto ou se houve alguma situação que impediu a conclusão das tarefas. No caso de algum impeditivo, de forma colaborativa, a equipe de last planners busca soluções para que o projeto não sofra atrasos, tenha perdas ou necessite de gastos que não estavam previstos no orçamento.
4) Compartilhe todos os resultados e informações importantes com seus líderes
A efetividade da comunicação diz muito sobre a eficiência do planejamento. O diálogo transparente, contínuo e colaborativo entre equipe e lideranças é fundamental para o sucesso de todo projeto. Crie uma rotina semanal e mensal com os líderes para compartilhar e analisar os resultados parciais, além de avaliar – ou reavaliar – as metas físicas e financeiras. Além dos encontros, é importante que os resultados diários (check in e check out), semanais e outras informações importantes cheguem para eles por meio de relatórios gerenciáveis completos ou em formatos mais práticos e ágeis (como o One Page Report).
Todas os dados e informações geram valor gerencial para a empresa; são subsídios estratégicos para tomadas de decisões referentes ao andamento do projeto.
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